Contar desde la aprobación efectiva de las cuentas
El depósito debe realizarse dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, conforme a la Ley de Sociedades de Capital. Esta regla exige conocer la fecha de la junta y no limitarse a repetir un día fijo del calendario. El cierre del ejercicio, la formulación por los administradores y la aprobación son hitos diferentes. Una empresa con ejercicio distinto del año natural necesita ordenar su propio calendario societario.
Preparar la documentación sin esperar al último envío
Reúne con antelación las cuentas firmadas, la certificación del acuerdo y los informes que correspondan; después valida los ficheros para el registro del domicilio social. Conserva la evidencia de presentación y atiende las incidencias que impidan completar el depósito. El incumplimiento puede tener consecuencias registrales y sancionadoras previstas legalmente, cuya aplicación requiere examinar la situación concreta. La ausencia de actividad comercial, por sí sola, no permite dar por canceladas las obligaciones de una sociedad vigente.